Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 10.10.2026.

Rekisterinpitäjä

Mikkonen Olli (3188474-2)
palaute(ät)ollinarkisto.fi
Sairaalanrinne 4I A 3, 90220 Oulu

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Olli Mikkonen
palaute(ät)ollinarkisto.fi

Rekisterin nimi

Ollin Arkisto asiakas- ja tuottajarekisteri

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ja tilauksen hoitamiseen, palvelun toteuttamiseen, oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseen, palvelun kehittämiseen ja tilastointiin sekä väärinkäytösten estämiseen.

Käsittelyn oikeusperusteet:
- Asiakastilin ja tilauksen hallinta: sopimuksen täytäntöönpano (yleinen tietosuoja-asetus 6 art. 1 b).
- Kirjanpito ja maksutapahtumien säilytys: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c).
- Palvelun kehittäminen, tilastointi ja väärinkäytösten estäminen: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (6 art. 1 f).
- Äänitteistä mahdollisesti ilmenevien erityisten henkilötietoryhmien (esim. uskonnollinen vakaumus) käsittely: nimenomainen suostumus (9 art. 2 a).

Nimi, sähköpostiosoite, salasana ja maksamiseen tarvittavat tiedot ovat sopimuksen tekemisen edellytys; ilman niitä käyttäjätiliä tai tilausta ei voida luoda.

Rekisterin sisältämät tiedot

Yleiset
- Asiakkaan tai tuottajan nimi
- Sähköpostiosoite
- Kryptattu salasana
- Kielivalinta
- Kotimaa
- IP-osoite
- Luottokortin osittainen numero (esim. 492057******1234)
- Luottokortin viimeinen voimassaolokuukausi
- Luottokortin myöntäneen yrityksen nimi
- Tilaustiedot ja historia
- Lahjakortin tiedot: nimi, summa, koodi ja päivämäärät
- Kappalekohtaiset kuuntelutilastot
- PDF-nuottiostot
- Google Play -tilaustiedot
- Soittolistat
- Istunnot
- Tietojen lisäyspäivä
- Tietojen muokkauspäivä

Tuottaja
- Kuva
- Kuvaus
- Kotisivun osoite
- IBAN-tilinumero
- Maksuviite
- Tuottajamaksujen tiedot: summa, päivämäärä ja tila
- Levytiedot: nimi, kuvat ja kuvaus

Paytrail kerää maksutapahtuman yhteydessä IP-osoitteen, maksutavan sekä maksuajankohdan.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjä syöttää rekisterin tiedot rekisteröityessään palveluun. Tilaus- ja käyttötietoja kerätään käyttäjän käyttäessä palvelua. Tuottajien tiedot kerätään sopimuksen perusteella tuottajalta itseltään tai hänen julkaisuistaan. Jos tuottajan henkilötietoja kerätään muualta kuin häneltä itseltään, rekisteröidylle toimitetaan tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaiset tiedot kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluessa. Tuottajan ennakkoperintärekisteröinti tarkistetaan Y-tunnuksella Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta YTJ-rajapinnasta.

Vastaanottajat, käsittelijät ja tietojen luovutus

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen mukaisesti sekä yrityskaupan yhteydessä.

Palvelu käyttää seuraavia henkilötietojen vastaanottajia ja käsittelijöitä (suluissa niille lähtevät tiedot):
- Maksunvälitys: Nets Oy / Netaxept (korttimaksut ja tilauksen toistuvat korttiveloitukset) tai Paytrail Oyj (verkkomaksut), palvelun maksutavan mukaan (nimi, sähköpostiosoite, asiakasnumero ja maksun summa). Korttitiedot syötetään suoraan maksunvälittäjän sivulle.
- Sähköpostien lähetys: Mailgun (EU-alue) (vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö).
- Sovellusostojen todentaminen: Google (Google Play) ja Apple (App Store) (sovelluskaupan ostotunniste tai -kuitti).
- Äänitteiden puheentunnistus: ElevenLabs (äänitteet).
- Äänitteiden puheentunnistus: Deepgram (äänitteet).
- Tekstien siistiminen ja rikastaminen: Google Gemini (äänitteistä tuotettu teksti).
- Tekstien siistiminen ja rikastaminen: OpenAI (äänitteistä tuotettu teksti).

Käsittelijät käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun käsittelysopimuksen perusteella, eivät omiin tarkoituksiinsa.

Osa käsittelijöistä voi käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Tietokannan varmuuskopiosta palvelimella salattu kopio siirretään rekisterinpitäjän Dropbox-tilille (Dropbox Inc., Yhdysvallat); Dropboxilla ei ole salausavainta eikä pääsyä varmuuskopioiden sisältöön, ja siirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework). Lisätietoja suojatoimista saa rekisterinpitäjältä.

Tekoälyn käyttö

Palvelussa käytetään tekoälyä äänitteiden automaattiseen tekstitykseen ja tekstien rikastamiseen. Tätä varten äänitteitä ja niistä tuotettua tekstiä lähetetään kohdassa "Vastaanottajat, käsittelijät ja tietojen luovutus" luetelluille tekoälypalveluille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun käsittelysopimuksen (DPA) perusteella. Google ei käytä Gemini-rajapinnan kautta lähetettyä aineistoa omien malliensa kouluttamiseen. Deepgramille lähetettävät äänitteet on rajattu pois sen mallinkehitysohjelmasta (Model Improvement Program), jonka kautta Deepgram käyttää asiakkaiden aineistoa mallien kouluttamiseen. Tiedot voidaan käsitellä ETA:n ulkopuolella vakiosopimuslausekkeiden (SCC) turvin.

Äänitteet voivat sisältää tunnistettavia puhujia ja uskonnollista sisältöä, joka voi paljastaa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisten äänitteiden tekstittäminen perustuu puhujan nimenomaiseen suostumukseen, joka kerätään julkaisu- ja tekstityslupien avulla.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään palvelussa niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa tai kunnes käyttäjä poistaa käyttäjätilinsä. Tilin poiston voi tehdä profiilissa olevan painikkeen avulla.

Lokitiedot (palvelun lokit, joissa voi olla IP-osoite, selaimen tunniste ja käyttäjätunnus) säilytetään vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Lokeista kootut kävijätilastot säilytetään, mutta niiden IP-osoitteet anonymisoidaan 90 vuorokauden kuluttua. Yksittäiset kuuntelutapahtumat poistetaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua; niitä käytetään sitä ennen suositusten ja tilastojen tuottamiseen.

Tietokannasta otetaan päivittäin varmuuskopio, joka säilytetään palvelimella. Lisäksi varmuuskopio salataan palvelimella ja salattu kopio siirretään rekisterinpitäjän Dropbox-tilille (Dropbox Inc., Yhdysvallat). Dropboxilla ei ole salausavainta eikä pääsyä varmuuskopioiden sisältöön. Siirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework). Varmuuskopioita säilytetään enintään 12 kuukautta, joten palvelusta poistettu tieto voi säilyä varmuuskopioissa tämän ajan.

Maksutapahtumat säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Ostojen ja maksujen käsittelyn lokit (sovellusostojen pyynnöt ja maksunvälittäjän vastaukset) ovat kirjanpitoaineistoa: ne säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja poistetaan sen jälkeen automaattisesti.

Rekisterin suojaus

Rekisteri sijaitsee palomuurilla, salasanoin ja muin yleisesti hyväksytyin teknisin keinoin suojatulla palvelimella, johon ei ole pääsyä muuta kuin rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä. Sopimukset ja niiden kopiot säilytetään suojattuna: fyysiset kopiot lukkojen takana ja digitaaliset kopiot salasanoilla suojattuna.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, oikaista virheelliset tiedot, poistaa tietonsa ("tulla unohdetuksi"), rajoittaa ja vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle, ja niihin vastataan lain edellyttämässä kohtuullisessa ajassa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja.fi).

Palvelussa ei tehdä yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia, rekisteröityä merkittävästi koskevia päätöksiä.

Evästeiden käyttö sivulla

Sivusto käyttää ainoastaan palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä, ensimmäisen osapuolen evästeitä esimerkiksi kirjautumiseen ja istunnon ylläpitoon (mm. istuntoeväste, XSRF-suojaus, evästehyväksyntä, soittohistoria ja selaintuen tarkistus). Palvelussa ei käytetä kolmansien osapuolten analytiikka- tai seurantatyökaluja eikä käyttäjiä profiloida mainontaa varten.